POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1 CONTEXTE
Vous devriez toujours vous sentir en sécurité lorsque vous fournissez des données à caractère personnel à Cibes Lift Group AB et à ses filiales (« Cibes » ou la « Société »). La présente politique de confidentialité décrit la façon dont Cibes s’assure que vos données à caractère personnel sont traitées conformément à la législation en vigueur. Votre droit à la confidentialité et votre confiance à notre égard sont très importants pour nous.
Dans la présente politique de confidentialité, nous décrivons comment Cibes traite et utilise vos données à caractère personnel lorsque vous êtes client, candidat à un emploi, visiteur de notre site Web (www.kalealifts.com) ou utilisateur de notre application, ou encore représentant d’une société cliente, cliente potentielle, distributrice ou partenaire de Cibes. Cette politique de confidentialité décrit également vos droits et la façon de les exercer.
Si vous avez des questions concernant la politique de confidentialité de Cibes, n’hésitez pas à contacter la Société en écrivant à l’adresse [email protected] ou [email protected].
2 RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Cibes Lift Group AB, enregistré en Suède sous le numéro 556343-1484, Utmarksvägen 13, SE-802 91 Gävle, Suède, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel et est donc chargé du traitement correct et sûr de vos données à caractère personnel conformément au droit applicable. Vous trouverez les coordonnées de la Société à la section « Contact » ci-après.
Cibes a désigné un groupe de personnes comme responsable de la protection des données (« Groupe de protection des données »), chargé de contrôler le traitement des données à caractère personnel par Cibes et de s’assurer de la conformité de ce traitement à la législation en vigueur en matière de protection des données. Vous pouvez contacter le Groupe de protection des données à l’adresse électronique [email protected] ou [email protected]
3 QUELLES SONT LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES PAR CIBES ?
Par données à caractère personnel, on entend tous les types d’informations qui peuvent, directement ou indirectement, être utilisées pour identifier une personne physique vivante. Vos données à caractère personnel sont des informations vous concernant. Vos noms, vos coordonnées, vos photos et votre adresse IP sont des exemples de données à caractère personnel.
Par traitement, on entend tous les types d’actions effectuées avec des données à caractère personnel, telles que leur collecte, conservation, utilisation, traitement et transfert.
| Clients (particuliers et entreprises individuelles) : |
| Cibes collecte et conserve les informations suivantes sur vous en tant que client : · Informations personnelles et de contact, telles que le nom, le numéro d’identification personnel ou le numéro d’enregistrement de la société, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse électronique, la civilité, etc. · Les informations que vous fournissez à Cibes en tant que client par courrier électronique, par l’intermédiaire de votre activité sur nos médias sociaux ou par d’autres canaux de communication. · Informations provenant d’enquêtes auprès des clients et d’évaluations des clients. |
| · Historique des paiements et des achats. · Informations de paiement, telles que les informations bancaires, le numéro de compte, l’IBAN, le SWIFT, etc. · Identifiant et autres données d’accès, telles que le nom d’utilisateur et le mot de passe, au système de commande de Cibes. · Informations relatives à la garantie. · Les informations que vous fournissez à Cibes en tant que client lors d’un service ou d’une question au support client. · Dans les cas applicables, en rapport avec les événements et les réunions de la société ; les préférences alimentaires, les allergies et/ou tout handicap. · Dans les cas applicables, les données des caméras de surveillance installées en relation avec et dans les locaux de Cibes. |
REPRÉSENTANTS, PAR EXEMPLE DE CLIENTS ET PARTENAIRES : |
| Cibes collecte et conserve les informations suivantes sur vous en tant que représentant d’une société/organisation : · Informations personnelles et de contact, telles que le nom, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse électronique, la fonction, le poste, l’employeur, etc. · Les informations que vous fournissez à Cibes en tant que client par courrier électronique, par l’intermédiaire de votre activité sur nos médias sociaux ou par d’autres canaux de communication. · Identifiant et autres données d’accès, telles que le nom d’utilisateur et le mot de passe, au système de commande de Cibes. · Dans les cas applicables, date de naissance, nationalité, photo et pièce d’identité. · Dans les cas applicables, en rapport avec les événements et les réunions de la société ; les préférences alimentaires, les allergies et/ou tout handicap. · Dans les cas applicables, les données des caméras de surveillance installées en relation avec et dans les locaux de Cibes.Vos données à caractère personnel sont généralement collectées auprès de la société/organisation que vous représentez, mais dans certains cas directement auprès de vous, par exemple dans le cadre de la correspondance par courrier électronique ou d’autres communications, en rapport avec votre participation à nos événements ou réunions d’entreprise et lorsque vous êtes actif sur nos médias sociaux. Cibes peut également collecter des données à caractère personnel vous concernant auprès d’une autre société du groupe Cibes ou d’autres partenaires de Cibes. De plus, et si nécessaire, la Société utilise des services d’information externes afin de collecter des informations supplémentaires telles que la fonction et les coordonnées. |
| Clients potentiels et représentants de clients potentiels : |
| Cibes collecte les informations suivantes sur vous si vous visitez notre site Web ou utilisez notre application : · Informations techniques telles que l’adresse IP, l’adresse MAC, l’URL, l’identifiant unique de l’appareil, les performances du réseau et de l’ordinateur, le type de navigateur, les paramètres de langue et d’identification, l’emplacement géographique général, le système d’exploitation et d’autres données provenant de cookies. |
| Visiteurs du site Web de Cibes et utilisateurs de l’application de Cibes : |
| Cibes collecte les informations suivantes sur vous si vous visitez notre site Web ou utilisez notre application : . Informations techniques telles que l’adresse IP, l’adresse MAC, l’URL, l’identifiant unique de l’appareil, les performances du réseau et de l’ordinateur, le type de navigateur, les paramètres de langue et d’identification, l’emplacement géographique général, le système d’exploitation et d’autres données provenant de cookies. |
| Recrutement (candidats à un emploi) : |
| Cibes collecte les informations suivantes sur les personnes qui postulent à un poste au sein de la Société : · Informations personnelles et de contact, telles que le nom, l’adresse postale, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, la fonction, le poste, l’employeur, etc. · Données à caractère personnel provenant du CV et de la lettre de motivation. · Dans les cas applicables, une photo de profil. · Autres données à caractère personnel que vous choisissez de nous fournir lors du processus de recrutement. · Dans les cas applicables, par exemple lors d’une visite à Cibes pour un entretien, les données des caméras de surveillance installées en relation avec et dans les locaux de Cibes. Vos données à caractère personnel sont collectées directement auprès de vous ou de l’agence de recrutement par l’intermédiaire de laquelle vous postulez. |
4 TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL PAR CIBES
Les tableaux ci-dessous présentent les raisons pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel, la base juridique pour ce traitement et la durée de conservation des données.
Cibes ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou aussi longtemps que Cibes est tenue de conserver vos données à caractère personnel conformément à la loi, ou pour sauvegarder les intérêts juridiques de Cibes, par exemple en cas de procédure judiciaire. Vos données à caractère personnel seront ensuite supprimées. Pour plus de détails, veuillez consulter les tableaux ci-dessous ou contacter Cibes. Les coordonnées figurent à la rubrique « Contact » ci-après.
| Clients (particuliers et entreprises individuelles) : | ||
| Finalité | Base juridique | Durée de conservation |
| Pouvoir gérer votre relation client avec Cibes et rester en contact pour la livraison des produits et la prestation des services, l’entretien des produits existants de Cibes.Le numéro d’identification personnel n’est conservé que pour une identification correcte. | Respecter l’accord avec le client. | Les données sont conservées aussi longtemps que nous entretenons une relation d’affaires et que les obligations découlant de l’accord sont en vigueur. |
| Respecter les obligations légales, telles que les exigences de sécurité et les exigences comptables. | Le traitement est nécessaire au respect des obligations légales par la Société. | Certaines données à caractère personnel seront, afin de respecter le droit comptable applicable, conservées pendant sept ans, à compter de la fin de l’année civile de clôture de l’exercice financier auquel elles se rapportent.Les données ne sont conservées qu’aussi longtemps que Cibes est tenue par la loi de conserver vos données à caractère personnel. |
| Permettre le marketing et la communication des progrès de Cibes dans le développement de ses produits, par exemple par l’envoi de bulletins d’information et d’autres supports marketing, d’invitations à des événements et des réunions, etc. | Le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime de Cibes qui consiste à faire la publicité de ses activités et de ses produits auprès de ses clients (intérêt légitime). | Les données sont conservées aussi longtemps que nous entretenons une relation d’affaires ou jusqu’à ce que vous vous désabonniez. |
| Permettre les enquêtes auprès des clients et autres études de marché concernant les produits de Cibes et l’expérience d’achat des clients. | Le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime de Cibes qui consiste à évaluer et à développer ses produits, son marketing et sa marque. (intérêt légitime). | Les données sont conservées aussi longtemps que nous entretenons une relation d’affaires. |
| Permettre aux clients d’effectuer leurs paiements et d’analyser l’historique des achats afin de proposer aux clients les produits et le marketing appropriés, et afin de suivre la performance des vendeurs de Cibes, leurs ventes et le besoin de perfectionnement de leurs compétences professionnelles. | Respecter l’accord avec le client.Le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt de Cibes qui consiste à faire la publicité de ses activités et de ses produits auprès des clients, en rapport avec l’historique d’achat des clients, et pour suivre les performances des vendeurs de Cibes et leur proposer de perfectionner leurs compétences professionnelles (intérêt légitime). | Les données sont conservées aussi longtemps que nous entretenons une relation d’affaires et que les obligations découlant de l’accord sont en vigueur. |
| Permettre aux clients d’effectuer leurs paiements après avoir acheté des produits et services auprès de Cibes. | Respecter l’accord avec le client. | Les données sont conservées aussi longtemps que nous entretenons une relation d’affaires et que les obligations découlant de l’accord sont en vigueur. |
| Suivre la commande du client dans le système de commande, et communiquer avec le client pour la livraison des produits, etc. | Respecter l’accord avec le client. | Les données sont conservées aussi longtemps que nous entretenons une relation d’affaires et que les obligations découlant de l’accord sont en vigueur. |
| Traiter les réclamations des clients et les questions de garantie.Offrir aux clients un service et une assistance appropriés. | Respecter l’accord avec le client.Le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime de Cibes qui consiste à offrir à ses clients le service et l’assistance appropriés et requis (intérêt légitime). | Les données sont conservées aussi longtemps que nous entretenons une relation d’affaires et que les obligations découlant de l’accord sont en vigueur.Les données ne sont conservées qu’aussi longtemps que Cibes est tenue de conserver vos données à caractère personnel conformément à la loi, ou pour sauvegarder les intérêts juridiques de Cibes, par exemple en cas de procédure judiciaire. |
| Prévenir les intrusions dans les locaux de Cibes et enquêter sur les intrusions | Le traitement est nécessaire dans l’intérêt légitime de Cibes qui consiste à permettre une enquête adéquate sur les activités criminelles en cas d’intrusion ou d’autres situations dans les locaux de la Société et à assurer la sécurité physique de ses locaux ainsi qu’un environnement sûr et sécurisé pour ses employés et ses visiteurs (intérêt légitime) | Les images et les vidéos des caméras de surveillance seront conservées pendant un mois au maximum, avant d’être supprimées. |
| Représentants de clients et partenaires : | ||
| Finalité | Base juridique | Durée de conservation |
| Gérer la relation client et maintenir le contact avec le représentant d’une société pour la livraison des produits de Cibes, la prestation des services, etc. | Le traitement est nécessaire à l’exécution de l’accord avec le client ou le partenaire que vous représentez.Le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime de Cibes qui consiste à exécuter l’accord avec le client ou le partenaire, et à gérer la relation entre le représentant ou la société/organisation qu’il représente et Cibes (intérêt légitime). | Tant que nous entretenons une relation d’affaires avec vous ou la société que vous représentez.Les coordonnées des représentants sont conservées pendant la période de temps nécessaire au maintien de la relation avec la société/l’organisation. Les données seront effacées dès que Cibes aura été informée que les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires ou pertinentes pour la finalité, ou lorsque les représentants le demanderont. |
| Respecter les obligations légales, telles que les exigences de sécurité et les exigences comptables. | Le traitement est nécessaire au respect des obligations légales par la Société. | Certaines données à caractère personnel seront, afin de respecter le droit comptable applicable, conservées pendant sept ans, à compter de la fin de l’année civile de clôture de l’exercice financier auquel elles se rapportent.Les données ne sont conservées qu’aussi longtemps que Cibes est tenue de conserver vos données à caractère personnel conformément à la loi. |
| Permettre le marketing et la communication autour de la marque et des produits de Cibes, l’envoi de matériel marketing et d’invitations à des événements et des réunions, etc. | Le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime de Cibes qui consiste à faire la publicité de ses activités et de ses produits auprès de la société/organisation que la personne représente (intérêt légitime). | Les données sont conservées aussi longtemps que nous entretenons une relation d’affaires ou jusqu’à ce que vous vous désabonniez. |
| Suivre la commande dans le système de commande, et communiquer avec le client pour la livraison des produits, etc. | Le traitement est nécessaire à l’exécution de l’accord avec le client ou le partenaire que vous représentez. | Tant que nous entretenons une relation d’affaires avec vous ou la société que vous représentez. |
| Clients potentiels et représentants de clients potentiels : | ||
| Finalité | Base juridique | Durée de conservation |
| Permettre le marketing et la communication autour de la marque et des produits de Cibes, l’envoi de matériel marketing et d’invitations à des événements et des réunions, etc. | Le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime de Cibes qui consiste à faire la publicité de ses activités et de ses produits auprès de la personne en tant que cliente potentielle ou de la société/organisation que la personne représente (intérêt légitime). | Les données sont conservées pendant un mois au maximum. Les données peuvent être conservées pendant une période plus longue si une relation client est établie. |
| Visiteurs du site Web et utilisateurs de l’application: | ||
| Finalité | Base juridique | Durée de conservation |
| Assurer la fonctionnalité du site Web et de l’application.Développer le site Web et l’application de Cibes et les rendre plus conviviaux en fonction de l’utilisation de notre site Web (www.kalealifts.com) et de notre application.
|
Le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime de la Société qui consiste à améliorer, rationaliser, simplifier et développer son site Web et son application, et à attirer davantage de clients et de partenaires, ainsi qu’à publier des informations concernant l’évolution des activités et le développement des produits de Cibes (intérêt légitime). | Votre adresse IP est conservée tant que notre application est installée sur votre appareil.Les cookies de session sont conservés aussi longtemps que le navigateur est ouvert. Les autres cookies sont conservés pendant 24 mois au maximum. |
| Recrutement (candidats à un emploi): | ||
| Finalité | Base juridique | Durée de conservation |
| Dans le cadre du recrutement, déterminer quelle est la personne la plus apte à occuper un certain poste et s’assurer que la personne en question possède les compétences requises. | Le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime de la Société qui consiste à employer le personnel adéquat et à garantir que des personnes compétentes travaillent pour la Société (intérêt légitime). | Cibes conservera vos données à caractère personnel en rapport avec le processus de candidature et de recrutement pendant l’année de la dernière activité. |
5 COMMENT CIBES PROTÈGE-T-ELLE VOS DONNÉES ?
Nous utilisons une série de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données contre l’accès, l’utilisation, la modification ou la suppression non autorisés, ainsi que la perte, conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Ces mesures comprennent, sans s’y limiter, les contrôles physiques, le chiffrement, les restrictions d’accès, les politiques de sécurité, etc.
6 TRANSFERT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL À DES TIERS ET À DES PAYS TIERS
Cibes ne transférera pas de données à caractère personnel à des tiers, sauf si la Société y est juridiquement obligée ou si cela est nécessaire pour que Cibes puisse remplir son engagement envers vous et ses clients et partenaires. Vos données à caractère personnel ne seront pas vendues à des tiers à des fins de marketing. Le tableau ci-dessous présente les situations dans lesquelles vos données à caractère personnel peuvent être transférées à un tiers.
| Tiers | Motif du transfert de données à caractère personnel à un tiers |
| Autres sociétés du groupe de sociétés Cibes | Les fonctions clés telles que, mais sans s’y limiter, l’informatique, la gestion des visas et le marketing sont gérées conjointement au sein du groupe de sociétés Cibes, ce qui signifie que les données à caractère personnel peuvent être transférées à d’autres sociétés du groupe. |
| Prestataires de services de cloud | Cibes stocke certaines informations au moyen de services de cloud. Ainsi, certaines de vos données à caractère personnel peuvent être transférées aux prestataires de ces services. |
| Fournisseurs, distributeurs, sociétés d’installation et autres partenaires | Cibes peut transférer vos informations personnelles aux fournisseurs, distributeurs, sociétés d’installation et autres partenaires commerciaux de Cibes. Ce transfert n’aura lieu que si les fournisseurs, revendeurs, sociétés d’installation ou partenaires ont besoin de vos données à caractère personnel pour réaliser leurs prestations pour Cibes. |
| Autorités | Les données à caractère personnel pourraient être transférées aux autorités (également aux autorités étrangères) lorsqu’elles sont nécessaires pour respecter les obligations légales. |
| Cession de la Société | Dans le cas où Cibes envisagerait de céder tout ou partie de ses activités, les données à caractère personnel pourraient être communiquées à un acheteur potentiel. |
Cibes s’efforce de traiter vos données à caractère personnel au sein de l’UE/EEE. Cibes ne transférera pas vos données à caractère personnel vers un pays n’appartenant pas à l’UE/EEE, sauf dans les cas mentionnés ci-dessous. Si des données à caractère personnel sont transférées vers un pays n’appartenant pas à l’UE/EEE, Cibes prendra les mesures nécessaires pour garantir que les données à caractère personnel continueront d’être protégées et prendra également les mesures nécessaires pour permettre un transfert légal de ces données à caractère personnel vers le pays n’appartenant pas à l’UE/EEE.
Cibes fait appel à des fournisseurs de logiciels pour le développement de produits et l’organisation interne, à des fournisseurs de services marketing et à des fournisseurs de services de cloud, tels que Google et Amazon, qui ont des serveurs situés aux États-Unis. En raison de l’utilisation par Cibes des services et logiciels de ces fournisseurs, vos données à caractère personnel peuvent être transférées aux États-Unis. Les données à caractère personnel que Cibes collecte lors de votre utilisation du site Web ou de l’application de Cibes peuvent être transférées à Google aux États-Unis, par l’intermédiaire de Google Analytics et de Google AdWords. Cibes s’est assurée que vos droits sont protégés en cas de transfert de vos données à caractère personnel vers les États-Unis grâce à l’adhésion des fournisseurs mentionnés ci-dessus au Bouclier de protection des données UE-États-Unis. De plus amples informations sont disponibles sur le site www.privacyshield.gov
7 MÉDIAS SOCIAUX
En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées sur les médias sociaux, tels que Facebook, Instagram et LinkedIn, nous nous référons aux politiques de confidentialité de chaque média social pour savoir comment ces sociétés traitent les données à caractère personnel. La finalité du traitement des données à caractère personnel par Cibes sur les médias sociaux est de permettre aux représentants des clients, des clients potentiels et des partenaires d’interagir avec Cibes et de contacter Cibes au moyen de ces médias sociaux. L’objectif est de contribuer à une bonne relation entre Cibes et ses clients et partenaires ainsi que de rendre le service client de Cibes facilement accessible par plusieurs canaux. Le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime de Cibes qui consiste à faire la publicité de sa marque et de ses produits auprès de clients, clients potentiels et partenaires (intérêt légitime).
8 VOS DROITS
Sous réserve que Cibes soit le responsable du traitement des données, vous avez le droit de recevoir à tout moment et gratuitement un descriptif du traitement de vos données à caractère personnel par Cibes, des finalités de ce traitement et des informations sur les sources des données à caractère personnel ainsi que des informations sur les destinataires éventuels ou les destinataires attendus des données à caractère personnel.
Vous avez également le droit d’être informé dans ce descriptif de la durée prévue de conservation des données ou des critères permettant de déterminer cette durée. La demande de communication de ce descriptif doit être faite par écrit et envoyée à Cibes aux coordonnées indiquées ci-dessous dans la rubrique « Contact ».
Vous avez droit à la portabilité des données, c’est-à-dire le droit de recevoir, dans certaines circonstances, vos données à caractère personnel dans un format structuré, accessible et lisible par une machine, qui peut être transféré à un autre utilisateur ou à un autre sous-traitant de données.
Cibes s’engage, à votre demande et de sa propre initiative, à corriger, anonymiser, supprimer ou compléter les informations qui s’avèrent incorrectes, incomplètes ou trompeuses. Dans certaines situations, Cibes a l’obligation de traiter vos données à caractère personnel même si vous avez demandé que ces données soient supprimées.
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander une limitation du traitement de vos données à caractère personnel (par exemple si vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel ou la licéité du traitement) ainsi que de vous opposer au traitement dans les circonstances prévues par la législation applicable en matière de protection des données.
Si vous souhaitez exercer l’un des droits décrits ci-dessus ou si vous avez des questions concernant les données à caractère personnel traitées par Cibes ou concernant la présente politique de confidentialité, n’hésitez pas à contacter Cibes aux coordonnées figurant dans la rubrique « Contact » ci-après.
Si vous n’êtes pas satisfait de notre traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous le faire savoir et nous ferons de notre mieux pour répondre à vos réclamations. Votre intégrité est très importante pour Cibes et Cibes s’efforce toujours de protéger vos données à caractère personnel de manière appropriée et sûre. Toutefois, si vous estimez que Cibes ne satisfait pas à cette ambition, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité suédoise de protection des données (Sw. Datainspektionen, dont le nom sera changé en Dataskyddsmyndigheten au cours de l’année 2018).
9 COOKIES
Cibes utilise des cookies et des techniques similaires pour assurer certaines fonctions du site Web www.kalealifts.com, pour améliorer son site et pour fournir un service meilleur et plus personnalisé. Les informations sont stockées dans un fichier contenant des données de connexion chiffrées. Ces informations sont utilisées pour la connexion automatique et pour enregistrer les paramètres que vous avez modifiés sur le site Web.
10 LIENS VERS D’AUTRES SITES WEB
Sur le site Web de Kalea, www.kalealifts.com, il peut y avoir des liens vers des sites Web externes sur lesquels Cibes n’a aucun contrôle. Ces sites Web ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité. Cibes n’est pas responsable du contenu des sites Web liés à www.kalealifts.com.
11 CONTACT
Si vous avez des questions concernant la manière dont Cibes traite vos données à caractère personnel, ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits conformément à cette politique de confidentialité, veuillez envoyer un courrier électronique à l’adresse [email protected] ou [email protected] ou un courrier postal à l’adresse Cibes Lift Group AB, Utmarksvägen 13, SE-802 91 Gävle, Suède.
12 MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Cibes se réserve le droit de modifier à tout moment la présente politique de confidentialité. En cas de modification de cette politique de confidentialité, Cibes publiera la politique de confidentialité révisée sur www.kalealifts.com avec des informations sur la date de prise d’effet des modifications. Cibes informera également, de la meilleure façon possible, ses clients et partenaires des modifications apportées à cette politique de confidentialité.